Aile Şirketlerinde Kurumsallaşma ve Denetimin Önemi

Aile şirketleri tüm ülkeler için çok önemli birer ekonomik zenginlik, istihdam ve katma değer unsurlarıdır. Nevzat Erdağ’ın yazısında; Türkiye’deki şirketlerin büyük çoğunluğu aile şirketlerinden oluşmakta ve bunların büyük çoğunluğunun da kurumsallaşma açısından çok ciddi sorunları olduğu bilinmektedir.

Ekonomi de bu denli önemli olmalarına karşın aile şirketlerinin ömrü, ne yazık ki kısa olmaktadır. Çoğunluğu birinci kuşak içinde iflas etmekte ya da el değiştirmektedir. Üçüncü kuşağa dek yaşayanların sayısı ise yapılan araştırmalara göre % 10’ nun altındadır. Bana göre; aile şirketlerinin başarısızlıklarının veya dağılmalarının arkasındaki temel sorun kurumsallaşamama ve doğru hesap verebilir bir kontrol sistemi kuramamalarından kaynaklanmaktadır.

İç kontrol
- İşletme operasyonları etkinliği ve verimliliğini,
- Mali raporlama sisteminin güvenirliliğini,
- Yasal düzenlemelere uygunluk sağlamayı
amaçlayan ve bu konuda makul güvence oluşturmak için tasarlanmış ve iş süreçleri içinde yer almasından ötürü bir sistem olarak nitelendirilen bir kavramdır.
Tanımından da anlaşılacağı üzere iç kontrol, bir organizasyonun aşağıdan yukarıya, yukarıdan aşağıya her kesimi ile içinde olduğu bir sistemdir. İş akışlarının içerisinde iç kontroller yer alır. Diğer bir ifadeyle iç kontrol sisteminin bir işletmede var olmamasının olumsuz sonuçları; para ve mal kaybı, hatalı kararlar alınması, suistimal ve dolandırıcılıklarla karşı karşıya kalınması, gelir kaybı ve amaçlara ulaşılamamasıdır.

İç denetim, çalışmalarının başarıya ulaşmasında aile şirketi sahip yada ortakları öncelikle yetki paylaşımı konusunda zihinlerindeki problemi çözmelidirler. Bu problemi çözmeden iç denetim dahil hiçbir şey bu şirketlerin kurumsallaşmasına katkıda bulunamaz. Şirketlerde, iç denetim çalışmaları sonucunda kurumsal yönetim ilkelerinden şeffaflık, hesap verebilirlik, sorumluluk ve adillik, yetki devri kavramlarının gereklerinin büyük ölçüde başarılamaması ülkemizdeki aile şirketlerinin dağılıp yok olmalarındaki temel sebeplerden görülmektedir.

Ayrıca aile şirketlerinde hesap verebilirlik kavramının gereği raporlama, iç kontrol sistemlerinin tam gelişmemesi de bu şirketlerin çöküşlerin de ki, temel sebeplerdir.
İşte, bu amaçla biz aile şirketlerine mutlaka bir iç kontrol sistemi kurun veya dışarıdan destekle şirketlerinizin denetimini sağlayın önerisinde bulunuyoruz.

İç kontroller, amaçlarına göre aşağıdaki gibi sınıflandırılabilmektedir:
İstenmeyen durumların meydana gelmesini önleyici kontroller,
Meydana gelmiş bir istenmeyen durumu ortaya çıkarıcı kontroller,
İstenen bir durumun meydana gelmesine yada oluşmasına sebebiyet veren yönlendirici kontroller
Olmayan, ya da maliyeti çok yüksek herhangi bir kontrolün doğurduğu boşluğu doldurucu/telafi edici kontroller.

İç kontrol sistemi,
- Bir işletmenin varlıklarını korumak,
- Muhasebeye ve diğer faaliyetlere ilişkin bilgi ve raporların doğruluk ve güvenilirliğini sağlamak,
- İşletmenin faaliyetlerinde etkinliği artırmak,
- İşletme yönetimince belirlenen politikalara işletme faaliyetlerinin uygunluğunu saptamak için kullanılan tüm ölçü ve yöntemleri, hesap planının ve raporlama sisteminin kurulmasını, görev, yetki ve sorumlulukların belirlenmesini ve denetime tabi tutulan işletmenin organizasyon planını kapsayan bir sistem
olarak tanımlanabilmektedir.
- Güvenilir finansal raporlama, faaliyet etkinliğini ile mevzuata uygunluğu sağlamayı amaçlayan
iç kontrol sistemi 5 unsurdan oluşmaktadır. Bunlar;

Kontrol Ortamı: Kontrol ortamı, bir işlem grubuna özgü politika, usul ve yöntemlerin etkinliğini belirlemede, arttırmada ve ya azaltmada etkili olan tüm faktörlerdir. Kontrol ortamı, işletme üst yönetiminin işletmeyi kontrol etmede temel anlayışı, sorunlara bakışı, sorunları çözmede yaklaşımları ve ahlaki değerlere verdiği önemle kendini göstermektedir. Dar anlamda, işletme üst yönetiminin işletmeyi ve işletme çalışanlarını kontrol etme bilinci şeklinde algılanabilmektedir. İşletme yönetimi, iç kontrol amaçlarına yönelik olarak pozitif ve destekleyici bir ortam oluşturmak ve sürdürmek durumundadır. Ortamı etkileyen bazı faktörler; yönetim ve çalışanlar tarafından dürüstlüğün ve etik değerlerin korunması ve sergilenmesi, yönetiminin uzmanlığa olan bağlılığı, yönetimin felsefesi ve iş görme tarzı, organizasyonun ve uygulamaları, gözetim kuruluşları ile olan ilişkilerdir.

Risk Değerlemesi: Organizasyon amaçlarına ulaşılmasının önündeki hata tiplerinin tanımlanması ve analizi olarak ifade edilebilir. Etkin bir risk değerlemesi; riskleri belirleme, kontrol etme ve yönetmeye imkan vermelidir. İşletme üst yönetimi işletmeyi yakın veya uzak tarihlerde etkileyebilecek riskleri tespit etmek ve önlemler oluşturmak zorundadır. Bu noktadan hareketle, iç kontrol sistemi, işletmenin karşı karşıya bulunduğu riskleri tanımlamalı, risklere karşı önlemler oluşturmalı, uygulamalar kurumsal bir şekle getirilmeli ve işletmede sistematik olarak işleyen bir erken uyarı mekanizması kurulmalıdır.

Bilgi ve İletişim: İletişim, finansal raporlamanın ötesinde, iç kontrol politika ve prosedürlerinin açıkça anlaşılmasını ve bu politika ve prosedürlerle ilgili bireylerin nasıl alıştığı ve sorumlulukları ile ilgilidir. İletişim, kurumun büyüklüğüne bağlı olarak yazılı veya sözlü olabilir. Ayrıca, bir kurumda tersine bilgi akışı da iletişim kapsamına girer. Tersine iletişim için, iletişim kanallarının açık olması ve yönetiminin problemleri başlangıç aşamasında çözmeye eğilimli olması gereklidir. İyi bir iç kontrol sistemi, yatay ve dikey düzeyde bilgi alma yeteneğini ve insanlar arasında iletişimi sağlamalıdır. Bu da yönetim bilgi sistemi ve bunun alt bilgi sistemlerinin belirli bir disiplin içerisinde ve uyumlu bir şekilde düzenlenmesi ile olanaklı olmaktadır.

Kontrol Faaliyetleri: İşletme yönetimi tarafından risk yönetim faaliyetleri ile yönetimin emir ve talimatlarının yerine getirilmesine yardımcı olacak politika ve prosedürlerden oluşan iç kontrol sistemini yapısallaştırmaya hedefleyen faaliyetlerdir. Yönetimin hedeflere ulaşmak için uyguladığı önlemler bütünüdür. Kontrol faaliyetlerinin kurumun bütün kademelerinde ve fonksiyonlarında oluşturulması gerekmektedir.

Gözetim: İç kontrollerin önceden belirlenen politika ve prosedürlere uygun şekilde devam ettirilip ettirilmediğini ve işletmeyi yeni risklere sokup sokmadığını belirlemektir. Bir zaman temeline bağlı olarak yapılan gözetim, iç kontrol kalitesinin, kontrollerin tasarımı ve işleyişinin alınması gereken önlemlerin değerlendirmesinden oluşan süreçtir. Bu amaçlara ulaşabilmek için iç kontrol sisteminin devamlı gözlenmesi, sapmaların ortaya çıkarılması gerekmektedir. Bu ise, işletmelerde iç denetim fonksiyonu birimince yerine getirilmektedir.
Sonuç: İşletmelerin, kişilere bağlı olarak yönetilen iktisadi birimler olmak yerine çeşitli boyutlarda gelişmiş ve yerleşmiş sistemlere sahip kurumlar şekline dönüşmesi gerekliliği ve bunun çağdaş işletme ve yönetim anlayışının en önemli çalışma alanlarından biri haline geldiği yaygın şekilde kabul görmektedir. Bu bağlamda sürdürülebilirlik kavramı ön plana çıkmakta ve her şirket tarafından ilk hedeflerden biri olarak gösterilmektedir. Konuya sürdürülebilirlik ile ilgili ciddi sorunlar yaşayan aile şirketleri açısından bakacak olursak, bu tarz şirketlerin büyüklükleri ve gelişim evreleri ne olursa olsun kendilerine has özelliklerinden dolayı kurumsallaşma yolunda normalden daha fazla zorlanmaları doğal karşılanmaktadır. Aile içi çıkar, inanç, değer ve ilişkilerin işe yansıması, değişime kapalı kültür anlayışı, aileden olmayan çalışanlara güvenilmemesi gibi noktalar kurumsallaşmayı zorlaştıran unsurlar arasında gösterilebilir. Fakat aile şirketinin hesap verebilir ve şeffaf bir yönetim anlayışına sahip olması kurumsallaşma ve iç kontrol mekanizmalarının geliştirilmesi ömürlerini uzatacağından, aile şirketlerimizin biran önce işletmelerinde denetim ve kontrol mekanizmalarını kurmaları veya bu konuda profesyonel destek almaları iş ve işletmelerinin ömrünü uzatacaktır.